Hinweisgebersystem und Beschwerdeverfahren
WORUM GEHT ES?
Kroll internationale Spedition hat sich zu einer ehrlichen und integren Geschäftsführung verpflichtet. Wir bei Kroll Internationale Spedition positionieren uns schon jeher eindeutig für rechtskonformes Handeln, denn nur das sichert uns allen nachhaltigen Erfolg. Wir stellen Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, über eine digitale Hinweisgeberlösung von der Firma „LCS“ Verstöße unkompliziert und vor allem sicher und anonym zu melden.
Für uns ist es stets ein Anliegen, eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der man Dinge offen ansprechen kann. Deswegen sehen wir das Hinweisgebersystem als letztes Mittel an. Das Hinweisgebersystem dient nicht dem Zweck, die bereits vorhandenen Kommunikationswege von Kroll ersetzen, wie z.B. die Führungskräfte, die Geschäftsleitung und spezielle Anlaufstellen wie den Datenschutzbeauftragten, sondern stellt nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen dar.
WIE KANN ICH EINEN VERSTOSS MELDEN?
Ausschließlich zu vertraulichen Hinweisgeberzwecken hat Kroll Internationale Spedition eine Weblösung eingerichtet. Das Hinweisgebersystem ermöglicht eine elektronische Kommunikation, ohne dass die Identität des Hinweisgebers offengelegt wird
WAS KANN GEMELDET WERDEN?
Über das Hinweisgebersystem können Sie betriebsbezogene Rechtsverstöße, wie z.B. Korruption, Betrug oder andere kriminelle Handlungen, und Verletzungen von Menschenrechten oder umweltbezogenen Pflichten in der Lieferkette, wie z.B. unzulässige Kinderarbeit oder Missachtung des Arbeitsschutzes, offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden.
Die übermittelten Hinweise sollen auf möglichst konkreten und nachvollziehbaren, prüfbaren Fakten beruhen (Beschreibung des Vorfalls, des Ortes, des Datums, der beteiligten Personen etc.).
WER EMPFÄNGT UND BEARBEITET EINEN HINWEIS?
Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen. Nach Eingang eines Hinweises benachrichtigt das digitale Hinweisgebersystem den Koordinator Compliance über den Meldungseingang. Die Meldung wird zunächst vom Koordinator Compliance bearbeitet, welcher nach Prüfung der Meldung eine Ersteinschätzung vornimmt und ggf. einen Geschäftsführer informiert, der nicht von der Meldung betroffen ist. Das Team prüft die aufbereitete Meldung und Vorgehensempfehlung und behält die Leitung der Hinweisbearbeitung.
Sollten bereits fallspezifische Beschwerdestellen oder Beauftragte (z.B. bei Datenschutzverstößen) bei Kroll bestehen oder bestellt sein, wird der Hinweisgebende durch den Koordinator Compliance an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragten verwiesen. Ein Verweis an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragten erfolgt dann nicht, wenn diese von dem Hinweis selbst betroffen ist.
WAS PASSIERT, WENN SICH EIN HINWEIS GEGEN EIN MITGLIED DES AUFKLÄRUNGSTEAMS ODER GEGEN DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG RICHTET?
In den Fällen, in denen sich die Meldung gegen die Mitglieder des Aufklärungsteams richtet, informiert der Koordinator Compliance direkt mindestens ein Mitglied der Geschäftsführung. Richtet sich die Meldung gegen eines der Mitglieder der Geschäftsführung, ist ein anderes ständiges Mitglied der Geschäftsführung zu informieren. Für den Fall, dass sich die Meldung gegen die gesamte Geschäftsführung richtet, wird ein Vertreter der Gesellschafter informiert.
WIE WERDE ICH GESCHÜTZT?
Kroll Internationale Spedition GmbH will zur Offenheit ermutigen und wird Hinweisgebende unterstützen, selbst wenn sich später ein Hinweis als unbegründet herausstellen sollte. Hinweisgebende sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie wahrheitsgemäß Verstöße gemeldet haben. Sie dürfen weder bedroht noch dürfen sie in irgendeiner Form Repressalien ausgesetzt werden.
WAS SIND DIE KONSEQUENZEN, WENN ICH WISSENTLICH FALSCHE ODER IRREFÜHRENDE INFORMATIONEN BEREITSTELLE?
Sollte Kroll Internationale Spedition umgekehrt feststellen, dass Hinweisgebende bewusst falsche Anschuldigungen erhoben haben, müssen die Hinweisgebenden mit rechtlichen Maßnahmen rechnen. Nicht geschützt werden somit Hinweisgebende, welche wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellen. Dies kann zur Offenlegung der Identität des Hinweisgebenden (sofern dieser beim Hinweis die Identität preisgegeben hat) sowie arbeits-, zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen.
WANN ERHALTE ICH EINE RÜCKMELDUNG?
Der Hinweisgebende erhält innerhalb von 7 Tagen eine Rückmeldung, dass die Meldung eingegangen ist. Sie können sich auch bei einer anonymen Meldung über das Web wieder melden, falls Ihnen noch ergänzende Umstände ein- oder aufgefallen sind. Außerdem kann der Koordinator Compliance Sie für Rückfragen mit der Chat-Funktion in der Hinweisgeberlösung kontaktieren.
Innerhalb von 3 Monaten erhält der Hinweisgebende eine Information über ergriffene Maßnahmen, den Stand der internen Aufklärung und deren Ergebnisse. Der Zeitrahmen kann auf sechs Monate ausgedehnt werden, wenn die besonderen Umstände des Falls dies erfordern, insbesondere wenn die Art und die Komplexität des Gegenstands der Meldung eine langwierige Untersuchung nach sich zieht.
WER KANN HINWEISE ABGEBEN?
Das Hinweisgebersystem kann von allen Beschäftigten von Kroll Internationale Spedition genutzt werden. Zudem steht das Hinweisgebersystem allen Kunden, externen Geschäftspartnern, wie z.B. Lieferanten oder Dienstleistern, Leiharbeitnehmern sowie freiberuflichen Mitarbeitenden und sonstigen Dritten zur Verfügung.